KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

1. AMAÇ

Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi ve Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi (SBM) Yönetim Komitesi ve tüm personeli, SBM Entegre Yönetim Sistemi Politikası doğrultusunda, kişisel verilerin korunmasına ilişkin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve sair mevzuat tarafından getirilmiş ilkelere, kurallara uymayı ve SBM tarafından verileri işlenen bireylerin haklarını korumayı taahhüt etmektedir. Yönetim Komitesi bu amaçla, uygulanmak ve geliştirilmek üzere yazılı bir kişisel verileri koruma politikası ve sistemi benimsemiştir.

Kişisel Verileri Koruma Politikası’nın (Politika) amacı, SBM’nin kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi, desteklenmesi, SBM’nin kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; SBM’nin Anayasa, kanunlar, ilgili tüm mevzuat, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır.

2. KAPSAM

Politika hükümleri, SBM’nin faaliyet konuları ve çalışma alanlarında, kişisel verilerin işlenmesi süreçlerine dahil olan tüm bilgi sistemlerini ve alt bilgileri, kontratları, çevre ve fiziksel alanlar ile tüm bunlar için üretilen sistem ve düzenlemeleri kapsamaktadır.

Bu politika SBM’nin tüm organizasyon şemasındaki ekiplerini, tüm birimlerini, müdürlüklerini, direktörlüklerini, destek hizmeti veren firma çalışanlarını, stajyer ve sözleşmeli personelini kapsamaktadır.

SBM’nin kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan çözüm ortakları, kamu kurumları, sigorta şirketleri ve SBM ile çalışan tüm üçüncü taraflar sözleşmeler aracılığı ile kişisel veri koruma esasları ve politikaları hakkında bilgilendirilir. Hiçbir üçüncü taraf, kişisel verilerin korunması konusunda en az SBM kadar güçlü standartlara sahip yükümlülükleri ve bunlara ilişkin her türlü denetim hakkını içeren yazılı bir gizlilik anlaşması veya bu maddeleri içeren kullanıcı sözleşmesi yapılmaksızın/onaylamaksızın SBM tarafından işlenen kişisel verilere erişim sağlayamaz.

3. TANIMLAR

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
Anonim hâle getirme: : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
İlgili kişi/Veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
İrtibat Kişisi: Veri sorumlusunun yükümlülükleri ile ilgili olarak KVK Kurumu ile kurulacak iletişim için Veri Sorumlusu tarafından Sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişiyi,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemini,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu
KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu
KVK Komitesi: Kişisel verilerin korunmasıyla ilgili mevzuata uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında gerekli koordinasyonu sağlayacak olan yapıyı,
KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu
KVK Taahhütnamesi: Veri paylaşımı yapılan üçüncü tarafların kanuni yükümlülüklerinin belirlendiği dokümanı,
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
Politika: SBM’nin kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi, desteklenmesi, SBM’nin kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; SBM’nin Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunması için oluşturulmuş olan Kişisel Verileri Koruma Politikası’nı
SBM: Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi ve Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi’ni,
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

4. UYGULAMA ESASLARI

4.1. VERİ KORUMA İLKELERİ

SBM, kişisel verilerin korunmasıyla ilgili mevzuat ve veri koruma ilkelerine uyacaktır. SBM’nin benimsediği veri koruma ilkeleri şunları içermektedir:

• Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek,
• Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek, tüm veri işleme faaliyetlerinde ölçülü olmak ve gereğinden fazla veriyi işlememek,
• Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde işlendiği konusunda açık bilgi vermek,
• Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek,
• Kişisel verileri mevzuata uygun olarak işlemek,
• SBM tarafından işlenen kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak,
• Kişisel verileri doğru ve güncel tutmak,
• Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, SBM’nin yasal yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak,
• Bireylerin, bilgi edinme hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak,
• Kişisel verileri güvende tutmak,
• Kişisel verileri yurt dışına 6698 sayılı Kanun’un 9’uncu maddesi ve tabi olunan diğer mevzuatlardaki şartların sağlanması halinde transfer etmek,
• Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak,
• Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis etmek ve uygulamak,
• Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ve bunların SBM’nin kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek,
• Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip personeli belirlemek.

Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. SBM’nin politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

4.2. BİLDİRİMLER

SBM, veri sorumlusu olduğu ve bu sıfatla hangi kişisel veri kategorilerini işlediği konularında Kurul’u bilgilendirir. SBM, kişisel veri işleme envanterinde işlediği tüm kişisel veri kategorilerini belirler.
Bildirim Kurul’ca belirlenecek usul ve yöntem uyarınca yapılır ve yapılan bildirimin bir kopyası bildirimi yapan müdürlük tarafından saklanır.
İlgili mevzuat veya Kurul’ca gerekli görülmesi halinde bildirimler periyodik olarak tekrarlanır.
KVK Komitesi, Kurul’a yapılan bildirimde meydana gelebilecek potansiyel değişiklikleri tespit etmek amacıyla SBM’nin veri işleme faaliyetlerini ve bunlardaki değişiklikleri iş birimleri düzenli olarak günceller ve yıllık olarak kontrol edilmesi için beyanda bulunur. Yıllık olarak KVK envanteri güncellemesi sonrası gözden geçirilir ve gerekmesi halinde Veri Sorumluları Sicili üzerinden tanımlamalar güncellenir.

4.3. RİSK DEĞERLENDİRME

SBM, belirli kişisel veri türlerinin işlenmesiyle bağlantılı riskleri belirler.
SBM, kişisel verilerinin işlenmesinin bireyler üzerinde doğurabileceği riskleri değerlendirmek üzere bir prosedüre sahiptir. SBM, değerlendirme sonucu tespit edilen riskleri işbu politikayla uyumsuzluk oluşturmayacak şekilde yönetir.
Belirli bir türdeki veri işleme faaliyetinin, yapısı, bağlamı ve amaçları doğrultusunda kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurması muhtemel ise, SBM veri işleme faaliyeti öncesinde bir etki analizi gerçekleştirerek potansiyel riskleri yönetmelidir. Benzer riskler içeren birden fazla veri işleme faaliyeti için tek bir değerlendirmeye dayanılabilir.
Etki analizi sonunda SBM’nin kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurabilecek bir veri işleme faaliyetine başlamak üzere olduğu anlaşılırsa, bu konuyla ilgili süreç sahibi ekibin KVK Komitesi temsilcisi tarafından komite gündemine taşınarak KVK Komitesi’nin değerlendirmesi aranır. KVK Komitesi gerekli görmesi halinde Kurul’dan konuyla ilgili görüş alır.
Risk yönetiminde SBM’nin hali hazırda SBM Entegre Yönetim Sistemi Politikası ve Risk Yönetimi Politikası uyarınca benimsemiş olduğu sistem ve kontroller uygulanır.

4.4. AÇIK RIZA ALINMASI

SBM, veri sahibi tarafından belirli veri işleme faaliyetlerine ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle hakkında veri işlenmesine ilişkin iradeyi ortaya koyan, yazılı/sözlü beyan veya açık doğrulayıcı eylemle açıklanan rızayı açık rıza olarak kabul etmektedir. Açık rızalar yazılı olarak veya sistemsel olarak ispata elverişli bir şekilde alınır. Açık rıza veri sahibi tarafından her zaman geri alınabilir.
Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetinin süreklilik arz edecek veya tekrarlanacak olması halinde alınmış açık rızaların geçerliliği kontrol edilir. Bu açık rızaların güncelliği ve doğruluğu ilgili süreç sahibi Müdürlüğün sorumluluğundadır. Açık rıza metinleri Hukuk
Baş Müşavirliği tarafından oluşturulur. Açık rıza metinleri kullanıma alınmadan önce gerekmesi halinde KVK Komitesi’nin onayı alınır. Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetine ilişkin açık rıza formları veya diğer ispat araçları ilgili süreç sahibi Müdürlük tarafından saklanır.

4.5. VERİ GÜVENLİĞİ

Tüm personel, SBM tarafından işlenen ve kendi sorumluluklarında olan verilerin güvenli olarak tutulmasını ve gizlilik sözleşmesi imzalamadıkça üçüncü tarafa açıklanmamasını sağlamakla yükümlüdür.
Kişisel verilere, yalnızca bunlara erişimi gerekli olanlar erişebilmelidir.
Veri güvenliği, SBM’nin Entegre Yönetim Sistemi Politikası ve buna bağlı dokümanlar uyarınca sağlanır.
Kişisel verilere ilişkin bilgi güvenliği olayları, öğrenilmesinden itibaren en kısa süre ve en geç 72(yetmişiki) saat içerisinde Kurul’a ve gerekmesi halinde ilgili kişiye prosedürlere ve kurul kararlarına uygun olarak bildirilir. Kurulun web sitesinde form ve bildirime yönelik güncel esaslar dikkate alınır.
İhlal bildiriminin açık ve sade bir dille yapılması ve asgari olarak:
• İhlalinin ne zaman gerçekleştiği,
• Kişisel veri kategorileri bazında (kişisel veri / özel nitelikli kişisel veri ayrımı yapılarak) hangi kişisel verilerin ihlalden etkilendiği,
• Kişisel veri ihlalinin olası sonuçları,
• Veri ihlalinin olumsuz etkilerinin azaltılması için alınan veya alınması önerilen tedbirler,
• İlgili kişilerin veri ihlali ile ilgili bilgi almalarını sağlayacak irtibat kişilerinin isim ve iletişim detayları ya da veri sorumlusunun web sayfasının tam adresi, çağrı merkezi vb. iletişim yolları unsurlarına yer verilmesi gerekir.

4.6. VERİ PAYLAŞIMI

Kişisel veriler ancak mevzuata uygun olarak üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Buna göre kişisel verilerin paylaşılabilmesi için aşağıdaki koşullardan birinin bulunması aranır:
• Veri sahibin açık rızasının alınmış olması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• SBM’nin taraf olduğu ya da olacağı bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• SBM’nin yasal yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• SBM’nin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, SBM’nin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
• Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümlerin varlığı.
Kişisel veriler, ancak mevzuatta düzenlenen koşulların sağlanması halinde yurt dışına aktarılabilir.
Kişisel verilerin paylaşımına ilişkin tüm işlemler gerekçeleriyle birlikte iş sahipleri tarafından yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır. KVK Komitesi tarafından, bu kayıtlar SBM Yönetim Komitesince belirlenen kapsam ve periyodlarda SBM İç Sistemler Ekiplerince ve/veya Dış Denetim Firmasınca SBM içinde yapılan denetim faaliyetlerine ait sonuç raporları üzerinden inceleme yapılır.
Yasal bir dayanak veya yükümlülük olmaksızın düzenli bir veri paylaşma ilişkisinin söz konusu olması halinde, söz konusu tarafla veri paylaşımının koşullarını belirleyen bir KVK Taahhütnamesi yapılır.
KVK Taahhütnamesi’nde değişiklik talepleri, gerekirse değişikliği öneren süreç sahibinin KVK Komite temsilcisi tarafından KVK Komitesi’ne sunularak değerlendirme talep edilebilir.

4.7. KAYITLARIN YÖNETİMİ

Kişisel veriler, işlenme amaçları için gerekli süreden fazla tutulamaz. Kişisel veri içeren kayıtların sınıflandırılması ve bunlara ilişkin saklama süreleri SBM Entegre Yönetim Sistemi Politikası ve ilgili dokümanlar uyarınca belirlenir.
Süresi dolan veya veri sahibinin haklı talebi üzerine imha edilmesi gereken kişisel veriler, SBM’nin ilgili prosedürleri (SBM Veri Saklama ve İmha Prosedürü) uyarınca süreç sahipleri tarafından anonimleştirilir, silinir veya yok edilir.

4.8. VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

Veri sahipleri SBM nezdindeki veri işleme faaliyetleri ve kayıtlara ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahiptir:
• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK veya işbu politika uyarınca işlenmesi için mevzuata uygun bir gerekçe veya dayanak bulunmayan kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• İsteği üzerine yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Veri Sahibinin Başvuru Usulü

Veri sahipleri, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak SBM’ye başvurabilir.
Bu kapsamda web sitesinde yayımlanan “Veri Sahibi Başvuru Formu” nu doldurarak;

• Veri Sahibi’nin şahsen başvurusunda kimlik teyidine yarar belgelerle elden teslim*
• Noter vasıtasıyla* 
• İadeli taahhütlü posta yoluyla kimlik doğrulamak suretiyle*
• Kayıtlı Elektronik Posta yoluyla** başvurabilir.

* “Veri Sahibi Başvuru Formu” zarfının üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazarak Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi veya Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi adresine postalamak veya
** sbm@hs03.kep.tr veya sbmii@hs03.kep.tr adresi üzerinden konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazmak suretiyle iletebilir.

Veri Sahibi Başvuru Formu (PDF)

Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi

Nida Kule Göztepe İş Merkezi
Merdivenköy Mah.Bora Sok. No: 1 Kat: 21
34732 Kadıköy / İSTANBUL
VKN (Vergi Kimlik No): 859 040 17 41
Vergi Dairesi: Erenköy

Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi

Nida Kule Göztepe İş Merkezi
Merdivenköy Mah. Bora Sok. No: 1 Kat: 21
34732 Kadıköy / İSTANBUL
VKN (Vergi Kimlik No): 859 052 85 33
Vergi Dairesi: Erenköy